skip to Main Content
Γιατί είναι απαραίτητη η διαχείριση των εταιρικών ταξιδιών από επαγγελματίες;

Γιατί είναι απαραίτητη η διαχείριση των εταιρικών ταξιδιών από επαγγελματίες;

Τι είναι η διαχείριση εταιρικών ταξιδιών;

Είναι η πολιτική που έχει μια εταιρεία για να εποπτεύει και να διευκολύνει τα επαγγελματικά της ταξίδια. Αυτό περιλαμβάνει τις διαδικασίες προγραμματισμού ενός ταξιδιού, συμπεριλαμβανομένου κρατήσεων και πληρωμών, καθώς και τα έγγραφα που απαιτούνται για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των εργαζομένων με την πολιτική αυτή.

Τα επαγγελματικά ταξίδια αποτελούν σημαντικό στοιχείο στη λειτουργία πολλών σύγχρονων πολυεθνικών εταιρειών. Οι εξελίξεις στην τεχνολογία, όπως οι διαδικτυακές συναντήσεις και η ψηφιακή μεταφορά εγγράφων, είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα, αλλά πολλές επιχειρήσεις βασίζονται στην αντιμετώπιση των πελατών με πρόσωπο με πρόσωπο ακόμη και σήμερα και όχι τόσο στην παγκόσμια δικτύωση.

Γιατί η επιχείρησή σας χρειάζεται μια εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών;

Αποτελεσματικότητα

Σε παγκόσμιο επίπεδο, τα εταιρικά ταξίδια αυξάνονται και για πολλές επιχειρήσεις ένα μετακινούμενο εργατικό δυναμικό εξακολουθεί να αποτελεί μία σημαντική επένδυση. Μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών επικεντρώνεται στην ενίσχυση της εξοικονόμησης χρημάτων για την επιχείρηση, καθώς και στην έρευνα αγοράς, ώστε να προσφέρει το καλύτερο δυνατό πακέτο. Είναι επίσης, υπεύθυνη για τη διασφάλιση της ασφαλούς μεταφοράς των εργαζομένων και την τήρηση όλων των σχετικών ταξιδιωτικών πολιτικών.

 

Διαχείριση Χρόνου

Η οργάνωση ενός επαγγελματικού ταξιδιού μπορεί να πάρει πολύ χρόνο, με το βάρος της να πέφτει συχνά στο τμήμα οικονομικών ή στο ίδιο το άτομο που ταξιδεύει. Συνήθως, οι υπάλληλοι κάνουν κρατήσεις για το ταξίδι τους ανεξάρτητα, χρησιμοποιώντας προσωπικές κάρτες πληρωμής. Για μια εταιρεία που διαθέτει πολύ μεγάλο εργατικό δυναμικό που μετακινείται, ο φόρτος εργασίας και το κόστος που μπορεί να προκύψει μπορούν να είναι συντριπτικά. Μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών μπορεί να αντιμετωπίσει πολλά από αυτά τα θέματα.

Ικανοποίηση απασχολούμενου

Μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών μπορεί, επίσης, να αυξήσει την ικανοποίηση των εργαζομένων. Ο εργαζόμενος έχει έτσι περισσότερο παραγωγικό χρόνο για να εργαστεί στις βασικές του ασχολίες. Πολλές φορές, ο εργαζόμενος χρειάζεται να ασχοληθεί με το να βγάλει visa, να διευθετήσει την ταξιδιωτική του ασφάλιση, να ασχοληθεί με την κράτηση εστιατορίων και συνεδριακών εγκαταστάσεων κλπ. Αυτές οι πρόσθετες ανησυχίες συχνά χρειάζονται ώρες για να διευθετηθούν. Μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών είναι αυτή που μπορεί να εξασφαλίσει ότι όλα θα κανονιστούν σωστά.

 

Οργάνωση

Μια εταιρεία οργάνωσης και διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών ακολουθεί μια συγκεκριμένη πολιτική, που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ελέγχουν το κόστος αποστολής εργαζομένων σε εταιρικά ταξίδια, καθώς και ολόκληρη την ταξιδιωτική εμπειρία ή την ασφάλειά τους. Μια τυπική ταξιδιωτική πολιτική που ακολουθείται, καλύπτει στοιχεία πολλές φορές άγνωστα όπως, π.χ. πώς πρέπει να γίνει μια κράτηση, ποια είναι τα έξοδα που καλύπτονται σε μια εταιρική κράτηση και πώς λειτουργεί η αποζημίωση.

Ασφάλεια

Όλοι έχουμε ακούσει ιστορίες για διακοπές που απέτυχαν και, δυστυχώς, χωρίς προσεκτικό σχεδιασμό το ίδιο πράγμα μπορεί να συμβεί και σε επαγγελματικά ταξίδια. Οι ακυρωμένες πτήσεις ή οι λάθος ημερομηνίες στα bookings των ξενοδοχείων μπορούν να εμποδίσουν σοβαρά ένα ομαλό επαγγελματικό ταξίδι. Μια επιχείρηση που απαιτεί από τους εργαζόμενους να ταξιδεύουν, έχει καθήκον να φροντίζει ώστε να είναι ασφαλείς ενώ ταξιδεύουν και μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Διερευνεί και διασφαλίζει ότι όλες οι συνθήκες του ταξιδιού είναι οι σωστές, καθώς είναι σε ετοιμότητα για να βρει εναλλακτικές επιλογές σε περίπτωση κρίσης.

Προϋπολογισμός

Μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών ελέγχει τα χρήματα που δαπανώνται και ψάχνει για τον πιο οικονομικό τρόπο για την πραγματοποίηση των ταξιδιών. Ωστόσο, αντιλαμβάνεται ότι ένας υπάλληλος πρέπει να είναι άνετος όταν ταξιδεύει, οπότε δεν είναι απαραίτητο οι κρατήσεις της να αφορούν πάντα τις φτηνότερες πτήσεις. Ωστόσο, είναι σε θέση να διαπραγματευτεί τις καλύτερες τιμές με τους προμηθευτές της, καθώς η ίδια συνήθως τους προσφέρει μαζικές κρατήσεις.

Έτσι, εάν τα ταξίδια διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη λειτουργία της επιχείρησής σας, ίσως αξίζει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να προσλάβετε μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών. Πάντα υπάρχει κάποιος επαγγελματίας που μπορεί να οργανώσει και να διαχειριστεί όλες τις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις και τα έξοδα που βαραίνουν εσάς και την ομάδα σας.

Τι κάνει μια εταιρεία διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών;

Οι εξωτερικοί διαχειριστές εταιρικών ταξιδιών εργάζονται στο πλαίσιο του προγράμματος σας για να βελτιώσουν τις διαδικασίες, να αναπτύξουν νέα προϊόντα και υπηρεσίες, να αναπτύξουν σχέσεις με προμηθευτές, καθώς και να αυξήσουν την ικανοποίηση των ταξιδιωτών. Μπορούν, επίσης να αναπτύξουν και να εκτελέσουν μια στρατηγική ταξιδιού, να διαχειριστούν ολόκληρο το πρόγραμμα και να χρησιμεύσουν ως εσωτερικό σημείο επαφής για τους ταξιδιώτες.

Η ουσία είναι ότι ο ρόλος μιας εταιρείας διαχείρισης εταιρικών ταξιδιών ποικίλλει ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Δεν υπάρχει ένα μέγεθος που να ταιριάζει σε όλους. Αντί αυτού, η ίδια εργάζεται για την εξασφάλιση του ταξιδιωτικού προγράμματος που ανταποκρίνεται στις μοναδικές ανάγκες της εταιρείας και προσφέρει οργανωτικούς στόχους σύμφωνα με αυτές.

Πότε πρέπει να γίνεται εξωτερική ανάθεση;

Παρόλο που δεν είναι η μαγική συνταγή για κάθε επιχείρηση, υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις όπου η εξωτερική ανάθεση της διαχείρισης του προγράμματος επαγγελματικών ταξιδιών σας μπορεί να έχει νόημα.

Για παράδειγμα, όταν η εταιρεία σας δεν διαθέτει κάποιον με ιστορικό γνώσης για κρατήσεις και οργάνωση ταξιδιών στο δυναμικό της, τότε η εξωτερική ανάθεση θα μπορούσε να είναι η λύση. Κάποιος μη ειδικός δεν μπορεί να έχει το εύρος της εμπειρίας που χρειάζεται για να παρακολουθήσει το ρυθμό σε αυτή την ταχέως εξελισσόμενη αγορά των ταξιδιών.

 

FOLLOW US ON
  • 0 Comments
  • Αφήστε μια απάντηση

    Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

    Back To Top